El éxito de una conferencia, una entrevista o un diálogo entre expertos no siempre está vinculado a una gran asistencia de público o al gran aplauso final. En muchas ocasiones, es una cuestión subjetiva que tiene más que ver con las expectativas que se hayan planteado en el inicio, y si éstas se han cumplido o no.

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Estas ideas preconcebidas pueden lastrar el complejo proceso de organización de un evento o conducirlo al éxito. La cuestión es encontrar el equilibrio para que todas las partes queden satisfechas. Veamos cómo hacerlo.

Las expectativas: factor para el éxito

Las expectativas no son más que las esperanzas de realizar o conseguir algo, tal y como imaginamos que debería ser, según nuestra creencia. Vivimos rodeados de información, por lo que somos capaces de formarnos una idea sobre algo antes de conocerlo o experimentarlo, y eso da lugar a muchas conclusiones preconcebidas que no tienen por qué coincidir con la realidad.

En el mundo de las conferencias, la particularidad reside en que el servicio que se está prestando es la transmisión de conocimiento a través del poder de comunicación de un experto en la materia. Esto implica muchos factores a tener en cuenta para que la experiencia del público sea un éxito.

El resultado de una misma performance (de igual contenido y realizada por la misma persona) puede variar mucho en cuanto a resultado dependiendo del contexto en el que se lleve a cabo: desde el público al que se dirige a los medios del espacio en el que se celebra. Por esta razón, es muy importante conocer todos los detalles como el motivo de la realización del evento, los medios disponibles para llevarlo a cabo, el público asistente y, en particular, qué se espera del conferenciante. Todo ello debe saberse antes de poder gestionar cualquier expectativa del cliente.

Por supuesto, tener un cliente satisfecho es primordial, pero ¿qué hacer cuando la expectativa no está alineada con el resultado previsto? En ese punto, los gestores profesionales de conferencias actúan como guías, ayudando a los organizadores a entender qué pueden esperar de cada ponente y conferencia, y qué formato y enfoque son más adecuados para alcanzar sus objetivos.

Errores comunes de los organizadores y los conferenciantes

Un error común es pensar que contratar una conferencia engloba otras actividades vinculadas al evento, como pueden ser: acciones promocionales, atención a prensa, agenda social, etc. Por este motivo, el ponente adecuado no es solo el que encaja en cuanto a objetivos de contenido y formación de la audiencia, sino el que tiene además la flexibilidad para atender las acciones complementarias a la conferencia que el cliente requiere.

Del otro lado, tenemos las expectativas del conferenciante, a quien también debemos cuidar, especialmente para entender cuán personalizable puede ser el contenido que ofrece y de qué tiempo dispone para adecuarse a los requerimientos del cliente.

Todo este proceso de comprensión de los intereses y límites de ambas partes, y solo cuando la balanza está equilibrada, tiene como resultado una comunicación fluida y unas ideas alineadas una vez que el cliente y el speaker se reúnen para concretar los detalles sobre el contenido de la intervención.

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Consejos para una gestión de expectativas de éxito

• Tener muy claro lo que se busca desde el principio en un conferenciante. No sólo desde el punto de vista de su expertise, sino también del tiempo y flexibilidad necesarios para que el conferenciante se involucre más en el evento.
• Aunque parezca una obviedad, leer el contrato con detenimiento es importante para comprender los términos en los que se está ofreciendo una conferencia. Por ejemplo, en caso de que se desee grabar la intervención para uso posterior, se debe consultar la posibilidad e incluso modificar el contrato, o de lo contrario no podría realizarse.
• Seleccionar adecuadamente el/los ponente/s, poniendo las necesidades del evento por encima de criterios como la celebridad o las modas.
• Apoyarse en profesionales, como Thinking Heads, tanto en el proceso de búsqueda de ponentes, como durante la gestión de toda la coordinación de la conferencia. La figura de un mediador es muy necesaria para garantizar el buen desarrollo de toda la relación, ya que su trabajo es conciliar los intereses de ambas partes.
• Confiar en el experto que se haya elegido en cuanto a su campo de conocimiento y acción. Aunque es importante compartir con el speaker el contexto del evento y los objetivos de su intervención, es de igual importancia dejarse aconsejar por el experto. Para esto, es fundamental una reunión previa entre ambas partes, que puede ser virtual, telefónica o presencial.

En definitiva, no se trata de reducir las expectativas para garantizar que el resultado sea positivo, sino de lograr una suerte de match entre el valor que puede aportar el conferenciante y los objetivos del cliente, que permita que el evento sea un éxito.

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