Como gerir as expectativas no mundo das conferências

O sucesso de uma conferência, de uma entrevista ou de um diálogo entre especialistas nem sempre está associado a uma grande assistência ou a um forte aplauso final. Em muitas ocasiões, trata-se de uma questão subjetiva, mais relacionada com as expectativas estabelecidas no início e com o facto de estas terem sido, ou não, correspondidas.

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Estas ideias preconcebidas podem dificultar o complexo processo de organização de um evento ou, pelo contrário, conduzi-lo ao sucesso. A questão está em encontrar o equilíbrio para que todas as partes envolvidas fiquem satisfeitas. Vejamos como o fazer.

As expectativas: um fator-chave para o sucesso

As expectativas são, simplesmente, as esperanças de realizar ou alcançar algo, tal como o imaginamos de acordo com as nossas crenças. Vivemos rodeados de informação, o que nos permite formar uma ideia sobre algo antes mesmo de o conhecer ou experimentar. Isso conduz frequentemente a conclusões preconcebidas que nem sempre correspondem à realidade.

No mundo das conferências, a particularidade reside no facto de o serviço prestado ser a transmissão de conhecimento através da capacidade de comunicação de um especialista. Isto implica múltiplos fatores a considerar para que a experiência do público seja bem-sucedida.

O resultado de uma mesma performance — com o mesmo conteúdo e realizada pela mesma pessoa — pode variar significativamente consoante o contexto em que ocorre: desde o tipo de público a que se dirige até às condições do espaço onde se realiza. Por essa razão, é fundamental conhecer todos os detalhes, como o motivo da realização do evento, os meios disponíveis, o público presente e, em particular, o que se espera do palestrante. Tudo isto deve ser claro antes de se poder gerir qualquer expectativa do cliente.

Naturalmente, ter um cliente satisfeito é essencial, mas o que fazer quando a expectativa não está alinhada com o resultado previsível? Nesse ponto, os gestores profissionais de conferências desempenham um papel de orientação, ajudando os organizadores a compreender o que podem esperar de cada palestrante e de cada intervenção, bem como o formato e a abordagem mais adequados para atingir os seus objetivos.

Erros comuns dos organizadores e dos palestrantes

Um erro frequente é assumir que a contratação de uma conferência inclui automaticamente outras atividades associadas ao evento, como ações promocionais, atendimento à imprensa ou participação em agendas sociais. Por esse motivo, o palestrante adequado não é apenas aquele que se enquadra nos objetivos de conteúdo e de formação da audiência, mas também aquele que possui a flexibilidade necessária para responder às ações complementares que o cliente possa exigir.

Do outro lado, estão as expectativas do próprio palestrante, que também devem ser tidas em conta, especialmente para compreender até que ponto o conteúdo pode ser personalizado e qual a disponibilidade de tempo para se adaptar às necessidades do cliente.

Todo este processo de compreensão dos interesses e limites de ambas as partes, e apenas quando existe um verdadeiro equilíbrio, resulta numa comunicação fluida e numa alinhamento de ideias quando cliente e speaker se reúnem para definir os detalhes do conteúdo da intervenção.

Conselhos para uma gestão eficaz das expectativas

• Ter muito claro, desde o início, o que se procura num palestrante. Não apenas do ponto de vista da sua especialização, mas também do tempo e da flexibilidade necessários para que se envolva mais profundamente no evento.
• Embora possa parecer evidente, ler atentamente o contrato é fundamental para compreender os termos em que a conferência é proposta. Por exemplo, se se pretender gravar a intervenção para utilização posterior, essa possibilidade deve ser previamente verificada e, se necessário, refletida no contrato; caso contrário, não poderá ser realizada.
• Selecionar adequadamente o ou os palestrantes, colocando as necessidades do evento acima de critérios como a notoriedade ou as tendências do momento.
• Apoiar-se em profissionais, como a Thinking Heads, tanto no processo de seleção de palestrantes como na gestão e coordenação de toda a conferência. A figura de um mediador é essencial para garantir o bom desenvolvimento da relação, uma vez que o seu papel é conciliar os interesses de ambas as partes.
• Confiar no especialista escolhido no que diz respeito ao seu campo de conhecimento e atuação. Embora seja importante partilhar com o speaker o contexto do evento e os objetivos da sua intervenção, é igualmente relevante ouvir e valorizar as suas recomendações. Para isso, é fundamental uma reunião prévia entre as partes, que pode ser virtual, telefónica ou presencial.

Em suma, não se trata de reduzir as expectativas para garantir um resultado positivo, mas de alcançar um verdadeiro alinhamento entre o valor que o palestrante pode aportar e os objetivos do cliente, de forma a assegurar o sucesso do evento.