As conferências continuam a ser uma das formas mais eficazes de fazer chegar uma mensagem ao público.Segundo dados de 2016, em Espanha movimentam cerca de 50 milhões de euros por ano, valor que sobe para 2.000 milhões nos Estados Unidos. Embora possa parecer simples, identificar, contactar, negociar detalhes e contratar o especialista ideal para um evento pode ser um processo exigente e, por vezes, inviável. Por esse motivo, colaborar com uma agência de palestrantes apresenta-se como a solução ideal para assegurar esta parte fundamental da organização.
Nem todos os palestrantes funcionam em todos os contextos e a presença de uma personalidade mediática de alto perfil não garante, por si só, o êxito do evento. Encontrar o orador ideal para uma intervenção é uma tarefa complexa e grande parte da satisfação da audiência depende do discurso principal e de quem o apresenta. No caso de um evento corporativo, por exemplo, o conferenciante deve personificar e transmitir os valores da organização, o que implica identificar-se genuinamente com eles para comunicar de forma credível e eficaz.
As agências de palestrantes conhecem em profundidade as intervenções dos especialistas com quem trabalham, bem como a forma como estes se relacionam com diferentes tipos de audiência. Essa experiência permite-lhes recomendar aos clientes o conferenciante mais adequado para alcançar os objetivos específicos de cada evento. Em muitos casos, a proposta apresentada inclui perfis que a empresa não tinha considerado inicialmente
Para além desta capacidade de identificar o conferenciante certo, um dos principais valores acrescentados de colaborar com uma agência de palestrantes é o acesso a um vasto catálogo internacional de speakers, que inclui tanto especialistas de grande notoriedade como perfis menos mediáticos, mas igualmente relevantes e capazes de enriquecer os debates.
Depois de a empresa selecionar o conferenciante ideal proposto pelo bureau, a agência assume o contacto com o especialista, a negociação e toda a logística associada.
Contactar personalidades influentes não é simples e o processo de negociação pode ser exigente. Colaborar com uma agência de palestrantes garante um acesso rápido aos especialistas, graças a uma ampla rede de contactos diretos com os melhores oradores a nível global. O trabalho contínuo com estes perfis permite às agências conhecerem as suas condições, honorários e margens de negociação.
A logística é outro aspeto fundamental. Não só a audiência deve ficar satisfeita, como também o conferenciante. Preparar a logística de uma conferência é frequentemente mais complexo do que se imagina. São muitos os detalhes a considerar quando se contrata um orador de elevado nível: contratos, transporte, alojamento, dietas, entre outros. As agências de palestrantes possuem uma vasta experiência nesta área e gerem estes processos de forma eficiente, permitindo que a entidade organizadora não desvie o seu foco do planeamento global do evento.
Na Thinking Heads acompanhamos o organizador do evento ao longo de todo o processo, do início ao fim. Após compreender as necessidades globais da organização, os consultores da área de conferências desenvolvem uma proposta personalizada com os perfis de speakers mais adequados em termos de temática, orçamento e audiência. Uma vez confirmado o conferenciante, a equipa especializada em gestão trata de todos os detalhes logísticos.
O discurso principal de um evento é determinante para o seu sucesso. Colaborar com uma agência de palestrantes permite-lhe concentrar-se noutros aspetos da organização, com a tranquilidade de saber que a qualidade do speaker e da sua narrativa está assegurada por profissionais especializados.
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