Está a organizar um evento? Já tem a sala, os equipamentos técnicos e os convidados preparados? Ótimo. Mas e os conteúdos?
Na indústria dos doces costuma dizer-se que, para alcançar o sucesso junto dos consumidores, tão importante como a embalagem é a qualidade e o sabor do produto no interior. O objetivo é que o cliente guarde uma boa recordação e volte a comprar. O mesmo acontece com os eventos, que, em última análise, são organizados para impactar e convencer o público-alvo a que se destinam.
Para alcançar esse propósito existe a figura da agência de palestrantes ou speakers bureau, que se torna um aliado fundamental na seleção dos oradores certos. Trata-se de um serviço integral, que vai muito além de uma simples função de intermediação.
Vejamos em que consiste e quais as vantagens de contar com a sua colaboração.
Quem organiza eventos corporativos conhece bem as dificuldades de encontrar o orador ideal que consiga inspirar a audiência.
Uma agência de conferenciantes como a Thinking Heads facilita esse processo. Analisa as necessidades da sua empresa, os conteúdos e mensagens que pretende transmitir e garante-lhe o orador mais adequado em função dos seus objetivos.
Mas não só. Graças ao contacto direto que mantém com líderes de diferentes setores, a agência assegura uma negociação competitiva de honorários, trata da redação dos contratos e planeia as necessidades de viagem e estadia, sempre que necessário. Um verdadeiro serviço integrado para que o seu evento alcance os resultados pretendidos.
As empresas recorrem a agências de conferenciantes ou speakers bureau quando necessitam de aconselhamento especializado e querem beneficiar da ampla gama de serviços que estas oferecem. Mas quais são as vantagens concretas face à contratação direta de oradores?
As agências apenas trabalham com oradores que cumprem elevados padrões de qualidade. São necessários muitos anos de experiência no setor e um olhar apurado para selecionar o perfil mais adequado a cada cliente.
Para isso, é essencial desenvolver a capacidade de escuta e praticar um dos valores fundamentais deste serviço: a empatia. Colocar o cliente no centro e compreender as suas necessidades transforma a agência de conferenciantes num parceiro estratégico, e não apenas num intermediário.
Procura um chef que inspire liderança? Um empresário de sucesso internacional? Um atleta que bateu recordes e aprendeu com os fracassos? Ou talvez uma figura política que tenha tomado decisões históricas ao longo do seu mandato?
As melhores agências de conferenciantes dispõem de um vasto leque de oradores cuidadosamente selecionados, capazes de se adaptar a qualquer tipo de evento. Basta descrever as suas necessidades e, em poucas horas, receberá uma proposta completa com as melhores opções e respetivos orçamentos.
O que acontece se o orador escolhido enfrentar um imprevisto de última hora? Esperamos que não aconteça, mas, caso ocorra, uma agência de conferenciantes especializada terá capacidade de resposta. Será sempre apresentada uma alternativa à altura das expectativas, com total foco na satisfação do cliente e da sua organização. O prestígio da agência está em jogo e a solução adequada será encontrada.
Ainda assim, é importante lembrar que, tal como nem todas as empresas são iguais, também nem todas as agências de conferenciantes o são. Opte por aquelas que demonstram experiência comprovada, para além de uma simples tabela de comissões.
A organização de um evento envolve múltiplos desafios e a logística técnica é, muitas vezes, um dos pontos mais sensíveis.
As agências conhecem em detalhe as necessidades dos conferenciantes e fornecem informações essenciais sobre aspetos relacionados com a sua intervenção, como o formato da apresentação, requisitos de imagem e som ou até o espaço necessário para garantir o melhor desempenho perante a audiência.
Gerir as agendas exigentes de oradores de alto nível nem sempre é simples. Os seus compromissos profissionais podem dificultar a realização de reuniões prévias ao evento.
Uma agência de conferenciantes encarrega-se de articular agendas e garantir um encontro preparatório com o orador escolhido. Assim, poderá transmitir diretamente os objetivos do evento, o perfil do público e definir em conjunto a estrutura mais adequada da intervenção.
Confiar a especialistas a seleção, negociação e planeamento da contratação de um conferenciante não só permite alcançar melhores resultados, como também evita que tenha de investir horas valiosas nessas tarefas.
Em suma, existem razões mais do que suficientes para contar com uma agência de conferenciantes na organização do seu próximo evento. Seja um workshop, um seminário, uma conferência ou uma sessão de formação, o objetivo é que seja único e impactante. Deixe-se aconselhar por quem tem experiência e garanta o sucesso do encontro com o seu público.
Consultora especializada en el posicionamiento estratégico y gestión de la influencia de organizaciones y líderes
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