En determinados sectores tenemos la fortuna de poder desarrollar nuestra actividad también desde casa. Mientras algunos llevábamos años clamando las bondades del teletrabajo, otros eran todavía reacios a esa modalidad. No teníamos razón los unos ni los otros: la efectividad del teletrabajo es el resultado de una ecuación en la que participan el tipo de actividad profesional, los recursos disponibles, las características de cada persona y la comunicación entre los miembros del equipo, entre otros factores.
Por eso este viraje forzado al teletrabajo no es siempre un ejemplo adecuado de las posibilidades que tiene trabajar desde casa: porque no ha sido elegido, porque no se ha pasado por una transición necesaria y porque ha afectado en bloque a todos los perfiles de las empresas, incluso a los no convencidos todavía o a aquellos cuyo día a día no es compatible con las características del trabajo a distancia.
Pero ya que nos encontramos en esta situación, podemos tratar de que sea lo más provechosa posible. Se ha escrito mucho sobre las herramientas disponibles para que los equipos se mantengan conectados o sobre las rutinas recomendables para separar el trabajo del ocio en casa. Hoy me gustaría abordar el teletrabajo desde el punto de vista de la comunicación interna.
¿Crees que el hecho de teletrabajar debe cambiar tu forma de comunicarte con tus compañeros? ¿Has tenido algún malentendido durante estas semanas? Hablemos de lenguaje, procesos y motivación.
La forma: lenguaje utilizado
-Huye de ironías y dobles sentidos
“El lenguaje que utilizas influye en cómo te sientes”, comentó hace poco la psicóloga Patricia Ramírez en una intervención en directo. Las palabras que eliges importan: tanto las que usas para hablarte a ti mismo como para comunicarte con los demás.
No hace falta ser lingüista forense para saber que al elegir unas expresiones y no otras estamos diciendo mucho entre líneas. En momentos excepcionales y de tensión como el que estamos viviendo, deberíamos ser especialmente cuidadosos con el lenguaje escrito y tratar de acercarlo lo máximo posible a la objetividad. Una pequeña broma puede ser interpretada de una forma negativa por una persona que se encuentra en una circunstancia diferente a la tuya o que tiene otra sensibilidad, y durante el confinamiento no disponemos del canal físico para deshacer malentendidos unos minutos después.
-Usa menos palabras
Todos estamos recibiendo demasiadas comunicaciones estos días por todas las vías tecnológicas posibles. Tus compañeros agradecerán que tus correos y mensajes sean más breves. Tómatelo como un juego: seguro que consigues decir lo mismo en menos espacio. La ventaja es doble: exiges menos tiempo al receptor y te aseguras de que tu mensaje llega claramente, sin que tu destinatario se pierda en circunloquios.
-Usa frases en estilo directo y positivo
Las frases en voz pasiva manchan los textos. A no ser que estén debidamente justificadas, es recomendable que las sustituyas por frases activas. Por ejemplo, es mejor decir “el consejo aprobó los presupuestos” que “los presupuestos fueron aprobados por el consejo”.
Del mismo modo, si quieres que tus textos transmitan un poco más de optimismo, un truco consiste en usar frases positivas en lugar de negativas. En vez de “el informe no estará listo hasta el jueves” puedes decir “el informe estará listo el jueves”.
Son pequeños cambios que harán que tus mensajes escritos sean más amables.
El medio: procesos y ritmos
En lo que se refiere a productividad y procesos, no hay una manera universal y correcta de trabajar. Una herramienta idónea para un equipo no tiene por qué serlo para otro. Cada estructura y cada proyecto demandan unos procesos. Hay quien se organiza mejor con la técnica Pomodoro, quien prefiere un bullet journal de papel o quien usa Evernote. Hay equipos que trabajan en Basecamp, en Trello, en Google Drive, en Asana o en Slack.
Sí hay sin embargo una norma general: respeta las necesidades de los demás y comunica adecuadamente las tuyas.
-No impongas tu forma de trabajar
Cuando haces una petición a un subordinado o trabajas en equipo, diferencia bien los requisitos imprescindibles de la tarea de tu modo particular de hacerlo. A menudo están entremezclados.
Exige solo lo primero. Lo segundo es flexible y debe ser consensuado entre todos los involucrados en la tarea para llegar a un acuerdo que funcione para todos.
Si exiges a otros que trabajen en el formato que te resulta más cómodo sin validarlo con ellos, estás siendo poco considerado. Cambiar de hábitos es difícil para todos. Mejor si no das por hecho que los tuyos son los correctos.
-Respeta el tiempo de los demás
Es tentador pedir a un compañero algo que podrías buscar tú porque él lo tiene más a mano, o preguntarle por una información porque sabes que la conoce y tú tendrías que emplear unos minutos en investigar. No está mal hacerlo, pero debes valorar que esas pequeñas interrupciones de un minuto pueden romper su concentración. Chris Bailey, en su libro Hyperfocus, calculaba que se tarda veintinueve minutos en alcanzar el nivel de concentración que se tenía antes de la interrupción. Cada vez que pidas la ayuda de un compañero ocupado, piénsatelo dos veces. Su ayuda te ahorrará tiempo, pero el suyo no es menos valioso.
-No ahogues al equipo con procesos
Es lógico que durante estos meses de teletrabajo, una situación nueva para muchas personas, se pretenda controlar la productividad introduciendo nuevos mecanismos y procesos. Pero, según el Harvard Business Review, si hay normas demasiado rígidas los equipos tienden a dejar de pensar creativamente en la solución de problemas y se limitan a hacer el mínimo para cumplir con esas guías inflexibles.
Lo idóneo es encontrar un equilibrio entre la monitorización y la confianza que dé como resultado un desempeño óptimo.
El contenido: motivación
Según el TEDAX y experto en gestión del miedo Julio de la Iglesia, la motivación es la píldora mágica para vencer el miedo y para hacer gala de una valentía que quizá ni sabías que tenías. Cuando las personas se sienten parte de los resultados, cuando creen que su trabajo es relevante, van a trabajar con más pasión y a tener menos conflictos personales.
Cada coordinador o cada empleado puede contribuir a la motivación de los demás también desde los despachos improvisados que hayan creado en sus hogares. Según el citado artículo de Harvard Business Review, trabajar desde casa hoy puede resultar en una pérdida de motivación que nos lleve a realizar solo las tareas más tácticas en lugar de dedicarnos a las cosas importantes para el crecimiento de la empresa. Para evitar eso, puedes utilizar el contenido de los mensajes que envíes para hacer la situación más llevadera a las personas que trabajan contigo.
-Sé comprensivo con las distintas situaciones
Es frecuente sentirse desmotivado en general sin pararse a pensar en el origen del malestar. A menudo metemos todo “en el mismo saco” en lugar de reflexionar y separar la lógica preocupación por la salud o las dificultades económicas (emotional pressure y economic pressure) de la incomodidad laboral. El origen del estrés, según la experta en mindfulness Úrsula Calvo, está casi siempre relacionado con un exceso de atención puesta en cosas que no podemos cambiar.
Aparte de preguntarte a ti mismo por el origen real de tu malestar, puedes preguntar a otros qué tal se sienten, cuáles son sus principales preocupaciones o qué les hace perder la motivación. Si las necesidades básicas de seguridad, tranquilidad y bienestar no están cubiertas, lógicamente la gente no podrá centrarse en ser más productiva. Es la conocida escala de necesidades de Maslow.
Si estás al cargo de un equipo de personas, se recomienda tener de vez en cuando reuniones individuales para detectar las preocupaciones que a veces no afloran en reuniones de equipo. O a veces, simplemente, lo que necesitan es que les dejes el espacio que necesiten para gestionar sus otras preocupaciones, las que no les están permitiendo, en esta situación de emergencia, abordar su trabajo como lo harían normalmente.
-Aporta al equipo compartiendo conocimiento
Para que el potencial de las personas siga creciendo, es necesario que reciban conocimientos de sus compañeros. En todos los trabajos se aprende, pero si estás solo en casa y no compartes con los demás, puedes perder esa oportunidad de aprendizaje. Aprovecha tus comunicaciones para compartir lo que a ti te ha ayudado o lo que dominas mejor y escucha con atención lo que pueden aportarte otros.
-Haz a los demás partícipes de los logros
Las personas necesitan tener un propósito. Si estás al cargo de un equipo, procura que perciban que su trabajo supone un impacto real. Si no existe esta visibilidad, podrán caer en el trabajo automático. “Asegúrate de que cada persona del equipo siente que tiene un reto que puede ayudar a resolver”. El siguiente gráfico muestra el gran aumento de motivación en las personas con las que se cuenta para resolver problemas importantes.
En definitiva, hay mucho que podemos hacer para mejorar la comunicación interna y que esta influya en el desempeño de los equipos.
Cada empleado debería sentir que está en su mano mejorar el ambiente de la empresa, incluso a distancia, y el desarrollo de la actividad.
Puede ayudar redactando los mensajes a sus compañeros de una forma más consciente, amable y poco intrusiva. Puede ayudar eligiendo bien los canales de comunicación y la frecuencia. Y puede ayudar con un contenido más humano, comprensivo y orientado al apoyo mutuo.
Los tiempos insólitos demandan habilidades de comunicación excepcionales.
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