¿Estás organizando un evento?, ¿ya tienes preparada la sala, los equipos técnicos y los invitados? ¡Bien! ¿Pero qué hay de los contenidos? 

En la industria del caramelo suele decirse que, para alcanzar el éxito entre los consumidores, tan importante es el envoltorio como la calidad y el sabor del producto interior. Quieren que el cliente retenga un buen recuerdo y vuelva a comprarlos.

Lo mismo ocurre con los eventos porque, en definitiva, se organizan para impactar y convencer al público objetivo al que se destinan.

Para conseguir ese propósito existe la figura de la agencia de conferenciantes o speakers bureau, que se convierte en un excelente aliado a la hora de encontrar los ponentes adecuados. Se trata de un servicio integral, que va mucho más de una mera función de intermediario. 

Veamos en qué consiste y las ventajas de contar con su colaboración.

¿En qué consiste el trabajo de una agencia de conferenciantes?

Quienes se enfrentan a la organización de eventos para empresas son conscientes de las dificultades que supone encontrar al orador perfecto que inspire a su audiencia. 

Una agencia de conferenciantes como Thinking Heads te facilitará la tarea. Estudiará las necesidades de tu empresa, los mensajes que deseas transmitir y te garantizará al mejor ponente en función de tus necesidades. 

Pero no solo eso. Gracias al contacto directo que mantiene con los líderes de distintos sectores, te ofrecerá una competitiva negociación de honorarios, redactará los contratos y planificará las necesidades del viaje y estancia, en caso necesario. Un ‘todo en uno’ para que tu evento logre los objetivos que te has propuesto. 

6 ventajas de contratar a una agencia de conferenciantes

Las empresas recurren a las agencias de conferenciantes o speakers bureau cuando necesitan asesoramiento y quieren aprovechar la amplia gama de servicios que ofrecen. Pero, ¿cuáles son las ventajas concretas frente a la contratación directa de los ponentes por parte de las empresas?

  •  Garantizan calidad

Las agencias solo aceptan oradores que cumplan con sus estándares de calidad. Se necesitan muchos años de experiencia en el sector y un instinto especial para seleccionar el ponente adecuado para un cliente.  

Para ello hay que ejercitar la capacidad de escucha y practicar uno de los principales valores asociados a este servicio: la empatía. Situar al cliente en el centro y ponerse en su piel convierten a la agencia de conferenciantes en un colaborador necesario y no solo en un intermediario. 

  •  Variedad

¿Buscas un chef que inspire liderazgo?, ¿un empresario de éxito mundial?, ¿el deportista que batió los récords y que aprendió de los fracasos?, ¿o quizá un representante político que haya tenido que asumir decisiones históricas en sus mandatos? 

Las mejores agencias de conferenciantes disponen de un amplio abanico de ponentes catalogados con los que adaptarse perfectamente a tu evento. Tú solo describe tus necesidades y en pocas horas dispondrás de un completo documento con las mejores opciones y presupuestos.

  •  Ofrecen soluciones frente a riesgos

¿Qué ocurriría si el ponente elegido sufre un contratiempo inesperado? Esperemos que no suceda pero, si por un indeseado capricho del destino se produce esta situación, una agencia de oradores especializada tendrá capacidad de reacción. 

Siempre te ofrecerá una alternativa a la altura de las expectativas y se preocupará por tu satisfacción y la de tu empresa. Su prestigio está en juego y encontrará la solución adecuada al problema. 

Eso sí, recuerda que, al igual que no todas las empresas son iguales, tampoco todas las agencias de oradores lo son. Apuesta por aquellas que pueden demostrarte experiencia contrastada, más allá de una simple tabla de tarifas de intermediación.

  •  Experiencia logística

La organización de un evento presenta numerosas aristas y, entre ellas, la logística de los equipos técnicos siempre supone uno de los eslabones más delicados de la cadena. 

Las agencias conocen al pie de la letra las necesidades de los conferenciantes y te facilitarán detalles importantes sobre cuestiones vinculadas a su presentación, como por ejemplo el formato elegido, sus características de imagen y sonido e incluso el espacio necesario para desplegar su mejor versión ante tu audiencia.

  • Encuentros previos de valor

No siempre es fácil gestionar la apretada agenda de ponentes de cierto nivel. Sus obligaciones y múltiples compromisos representan, en ocasiones, una barrera para cerrar reuniones preparatorias de cara a la celebración exitosa del evento.

Sin embargo, una agencia de conferenciantes se comprometerá a cuadrar agendas para cerrar un encuentro previo con el ponente elegido. De este modo, podrás transmitirle directamente los objetivos del evento, el tipo de público que asistirá y estudiar de manera conjunta la estructura adecuada de la exposición. 

  • Ahorro de tiempo

Dejar en manos de especialistas la tarea de seleccionar, negociar y planificar la contratación de un ponente para el acto que estás organizando, no solo te permitirá alcanzar mejores resultados sino que además evitará que debas dedicar horas de tu valioso tiempo a estas tareas.

En conclusión, y como has podido apreciar, existen sobradas razones para contar con una agencia de conferenciantes en la organización de tu próximo evento. Ya sea taller, seminario, conferencia o entrenamiento, seguro que quieres que sea único e impactante. Déjate asesorar por quienes tienen experiencia en ello y garantiza el éxito del encuentro con tu público.

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